La procedura di protocollo è molto importante soprattutto in ambito aziendale. Infatti corrisponde ad un processo di cui non si può fare a meno. Ci sono però delle differenze che è importante sottolineare fra come veniva messo in atto il protocollo in passato e come avviene invece adesso. Infatti, mentre prima si faceva quasi tutto in maniera esclusivamente manuale, adesso anche nel processo di protocollazione ci si può servire di alcuni strumenti importanti a livello tecnologico che aiutano e rendono più facili le operazioni da compiere. Ma andiamo dall’inizio e cerchiamo di capire in che cosa consiste esattamente la procedura di protocollo.
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In che cosa consiste la protocollazione dei documenti
Oggi, come già abbiamo accennato, abbiamo molte possibilità di utilizzare strumenti digitali, come quelli per esempio che sono forniti dal sito web Regystrum. Si tratta di strumenti molto innovativi che aiutano a mettere a frutto le procedure, rendendole più efficienti e più performanti. Infatti ricordiamoci che volta che si procede alla protocollazione dei documenti si deve seguire una linea progressiva, in genere che corrisponde ad un periodo di tempo che va dall’1 gennaio al 31 dicembre di un determinato anno.
Durante questa fase tutti i documenti aziendali devono essere inseriti all’interno di un registro. Per ogni documento vanno specificati un identificativo univoco, la data di ricezione e il mittente. Poi si può aggiungere anche un breve riassunto che fa riferimento al contenuto del documento, in modo che anche nella fase di consultazione si abbia la possibilità di avere subito tutto ciò che si ricerca a portata di mano, consapevolmente riguardo anche all’argomento di cui si ha necessità.
Quali sono i vantaggi del protocollo digitale
Avvalendosi degli importanti strumenti messi a disposizione della moderna tecnologia, oggi non è necessario fare tutto soltanto manualmente. Infatti ci sono dei registi di protocollo che funzionano completamente in digitale e che danno parecchi vantaggi.
Innanzitutto si ha una riduzione dei tempi per quanto riguarda la gestione dei flussi e dei documenti. Tutto questo non può che avere degli impatti fondamentali anche nell’ottimizzazione dei processi aziendali.
Il registro digitale utilizza anche spazi di archiviazione sicuri, come il cloud, che non soltanto contribuisce alla riduzione dei costi per quanto riguarda la manutenzione e la gestione degli archivi cartacei, ma assicura anche una certa forma di garanzia per la protezione dei documenti.
Con l’archivio digitale si ha la possibilità di accedere ai documenti in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo.
Di solito tutte le piattaforme che vengono messe a disposizione per la gestione dei documenti e la loro collocazione in formato digitale sono molto intuitive e permettono a tutti di essere utilizzate in maniera facile anche se non si hanno specifiche competenze di carattere informatico.
Il tutto si traduce anche in un risparmio a livello di costi che le aziende devono sostenere per l’archiviazione dei documenti. È logico che questa procedura condotta soltanto in formato cartaceo comporta delle spese che non sono indifferenti in termini di budget aziendale. In questo modo l’azienda, oltre a poter svilupparsi più facilmente, considerando anche l’ottimizzazione di tutti i flussi, ha a disposizione più risorse anche dal punto di vista economico da destinare ad altri campi, come l’esplorazione di nuovi mercati per aumentare il business di riferimento.
Sono molti, quindi, i vantaggi di cui è possibile usufruire grazie alla protocollazione digitale dei documenti e la loro conservazione in formato elettronico. Non a caso oggi questa possibilità è sempre più sfruttata dalle aziende che hanno l’esigenza di misurarsi con la trasformazione digitale che ormai in maniera imperante sta conquistando sempre più campo anche nel nostro Paese e che permette alle imprese di essere anche piuttosto competitive e di ottenere risultati importanti anche di fronte alla concorrenza.
