Sala riunioni: organizzare eventi congressuali, suggerimenti utili

By | 7 Agosto 2019

Come organizzare un evento congressuale in una sala riunioni? Quando c’è la necessità di tenere un importante meeting, un congresso o una riunione, è indispensabile che tutto sia organizzato nel miglior modo possibile in modo che quel dato evento possa avere successo. Ci sono alcuni utili suggerimenti per organizzare eventi in maniera efficace e per scegliere nella maniera più giusta la sala in cui tenere l’incontro, anche se non si è degli organizzatori di eventi. Infatti bisogna considerare alcuni elementi chiave per poter scegliere la sede in maniera opportuna e senza fare errori.

Elementi da considerare nella scelta di una sala riunioni

Se ci troviamo a fare business ad esempio in una città metropolitana come Milano, ecco un elenco di fattori indispensabili da considerare nella scelta della sala riunioni Milano in cui tenere un meeting o un congresso.

La dimensione della sala sicuramente è uno degli elementi più importanti da considerare, alla luce del numero di persone che prenderanno parte all’incontro. La sala deve consentire la giusta capienza per tutti i partecipanti: tutti devono avere il proprio posto a sedere e non devono risultare dispersi in un ambiente troppo grande. Infatti devono essere mantenute sempre le giuste proporzioni fra persone e posti a sedere.

Solo dopo aver considerato questo fattore si possono valutare altri aspetti, come la tipologia della sala: per il proprio evento si può optare per una sala alberghiera, un centro congressi o altre tipologie di sale riunioni.

In ogni caso bisogna valutare con estrema attenzione la luminosità e l’impianto acustico della sala, perché ogni partecipante deve poter vedere e ascoltare quello che viene detto durante la riunione.

La tipologia dell’incontro è un altro elemento fondamentale da considerare perché, sulla base di questo, ci sono alcune particolarità che la sala deve avere.

Se, infatti, il tipo di incontro che si svolgerà è un corso in cui le persone dovranno prendere appunti, è necessario che le sedie siano munite di tavolino sul quale appoggiare un quaderno e una penna per scrivere.

Se, invece, durante l’incontro è previsto che i partecipanti si scambino idee e consigli, è essenziale una struttura a ferro di cavallo così che tutti possano parlare agevolmente.

Se è previsto che dei relatori parlino davanti ad una platea, è fondamentale che ci sia una postazione centrale allestita di proiettore per proiettare diverse diapositive ad un pubblico di persone sedute in platea.

L’ubicazione della sala è un fattore importante perché bisogna consentire a tutti i partecipanti di raggiungere il luogo dell’incontro comodamente e non solo con la propria auto, ma anche con altri mezzi di trasporto. Inoltre deve essere garantita la possibilità di trovare comodamente parcheggio in modo da non arrivare in ritardo all’incontro per poter cercare il luogo in cui si terrà.

Anche il prezzo può essere un elemento utile per fare da discrimine fra sale che hanno caratteristiche simili.

Altri suggerimenti utili per organizzare un evento congressuale

Altri fattori da considerare nell’organizzare un evento congressuale sono rappresentati dalla presenza di operatori specializzati o di personale qualificato (come hostess, interpreti, traduttori, tecnici audio-visivi).

Se ce ne sarà bisogno durante il congresso, scegliere una sala che è già munita di personale qualificato può essere una scelta molto valida. In alternativa bisognerà procurarsi risorse umane specializzate per conto proprio.

Bisognerà procurarsi e stampare anche cartelloni e locandine per i relatori e tutto ciò che può servire durante il meeting. Ai partecipanti poi deve essere fornito eventualmente il materiale per prendere appunti.

Sicuramente per organizzare l’evento nella maniera più giusta e perché l’evento stesso possa beneficiare di una buona riuscita, è molto importante curare tutto nei minimi dettagli, non lasciandosi sfuggire nemmeno un particolare.

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