Fattura elettronica: come non commettere errori

By | 25 Luglio 2021
fattura

Errare è umano ci sembra inutile dirlo vero? per quanto sia possibile lavorare con estrema precisione ci sono casi in cui l’errore è dietro l’angolo. Succede per una distrazione, ma anche per la connessione internet che potrebbe non essere stabile e come si pone rimedio a un errore?

Se il Sistema di Interscambio rileva l’errore e invia una ricevuta di scarto si può intervenire andando semplicemente ad emettere nuovamente la fattura, ma nel caso in cui l’SDI accettasse il documento come valido, l’unica cosa che ti resta di fare è quella di emettere una nota di credito che vada a compensare l’importo della fattura ed emetterne una nuova.

Ma come è possibile evitare gli errori in maniera efficace? Scopriamolo insieme e ti ricordiamo che questo e molti altri argomenti vengono affrontati sul sito fatturapro.click.

Fatturazione elettronica evita i caratteri speciali

Sono stati messi a disposizione degli utenti alcuni software che non permettono di verificare preventiva il file XML della fattura e in questi casi risulta veramente indispensabile prestare molta attenzione alla compilazione del documento. Dovrai dunque tenere a mente che il tracciato XML non supporta alcuni caratteri speciali.

Ne è esempio la & presente su non poche diciture aziendali e che dovranno essere obbligatoriamente convertite in E. Poi la maggior parte dei simboli delle valute vengono inserite dai software in maniera automatica, ma questo non avviene sempre.

Le cause di scarto

Per evitare gli errori nel momento in cui si emette la fattura, può essere veramente molto utile sapere quali possono essere le cause di scarto, quindi:

  • assenza di uno o più dati obbligatori, come intestazione e numero partita IVA;
  • incongruenza tra i dati indicati;
  • fattura duplicata;
  • data della fattura successiva a quella di invio;
  • codice destinatario riportato in lettere minuscole;
  • IBAN formalmente non corretto nel caso in cui lo si indichi per il pagamento.

Presta attenzione al caricamento dei file

Come anticipato in apertura al momento dell’emissione della fattura l’errore è sempre dietro l’angolo e se anche tu hai prestato attenzione al documento che stai compilando è possibile che la connessione proprio in quel momento decide di farti lo sgambetto ed ecco che perdi la fattura che hai emesso.

In questo caso rischi di non emettere fattura e di non accorgertene nemmeno, considerando che i controlli del Sistema di interscambio ricadono solo sulla presenza del campo posizione IVA e esistenza della stessa. L’emittente sarà dunque convinto che la fattura è stata regolarmente emessa, ma il cliente non la riceverà mai. Lo stesso avviene nel caso in cui si sbaglia il codice destinatario, anzi in questo caso a ricevere la fattura sarebbe un soggetto terzo che non era coinvolto nello scambio.

In entrambe i casi il soggetto che ha emesso la fattura potrebbe venire a conoscenza del suo errore solo molto tempo dopo l’emissione della stessa e quindi potrebbe andare incontro a sanzioni.

Accertarsi dell’esattezza di PEC e codice destinatario

Indicare nello spazio destinato all’anagrafica cliente una PEC o un codice destinatario che risultano esistenti ma non riconducibili allo stesso cliente è senza dubbio un errore. In questo caso l’SDI riconosce la fattura come valida e si penserà che sia stata recapitata nella maniera corretta.

L’unica soluzione possibile sarebbe quella che il soggetto che ricevuto la fattura si metta in contatto con l’emittente, ma non sempre è semplice o fattibile.

Prima della registrazione aspettare l’esito dell’SDI

La fretta è sempre cattiva consigliera e lo è anche in questo caso. Quindi registrare una fattura prima che l’SDI abbia proceduto al controllo, potrebbe voler dire che nel caso in cui si rilevi un’anomalia avrai registrato un documento che però è sbagliato.

Il consiglio è quello di attendere che sia avvenuto l’accertamento da parte dell’SDI prima di procedere con la registrazione della fattura, anche considerando che ogni file inviato potrebbe contenere una sola fattura ma anche un blocco di documenti.

A tal proposito ricordiamo che i software integrati più evoluti sono dotati di blocchi alla registrazione delle fatture emesse prima che si riceva la notifica da parte del SIstema di Interscambio. Ma sono molti i casi in cui tale accortezza non è presente quindi meglio aspettare che il file sia stato controllato e solo successivamente procedere alla registrazione sui registri.